A internet se tornou indispensável em praticamente todas as empresas, auxiliando em uma ampla variedade de atividades e processos, como contato com clientes, negociação com fornecedores, ações de marketing e vendas, cotação de produtos ou serviços, aplicativos gerenciais, serviços de computação na nuvem, entre outros recursos.
No entanto, a mesma ferramenta que potencializa o trabalho também pode ameaçar a produtividade e gerar custos adicionais se for mal utilizada. A vasta quantidade de sites e atrações disponíveis na internet pode facilmente causar distrações entre os colaboradores.
Lentidão na Internet
É comum que as empresas enfrentem problemas de lentidão na internet. A reação inicial costuma ser responsabilizar o provedor de internet, já que a banda contratada deveria garantir uma navegação rápida. No entanto, o problema pode não estar no provedor, mas sim dentro da própria empresa.
O acesso irrestrito a sites de vídeos, podcasts, redes sociais e serviços de compartilhamento de arquivos consome uma parcela considerável da banda disponível. Em alguns casos, esses recursos podem consumir até 80% do tráfego de internet nas empresas.
Além disso, computadores infectados por vírus e malwares podem usar boa parte da banda de internet da empresa para fins criminosos, muitas vezes sem que o usuário do dispositivo perceba.
Para lidar com esses problemas, sistemas de proteção e identificação de uso excessivo da internet, bem como gerenciadores de banda por dispositivo, podem ser extremamente úteis. Esses sistemas ajudam a monitorar e controlar o uso da internet, garantindo que a banda disponível seja utilizada de forma eficiente e segura.
Queda na produtividade dos funcionários
Sem motivos aparentes, colaboradores e equipes podem começar a apresentar queda na produtividade. Esta situação tem se tornado comum para muitos gestores. Mas como identificar os motivos e resolver essa questão?
Quando esse problema ocorre, é possível que os colaboradores estejam desperdiçando tempo na internet. No Brasil, 96% dos usuários de internet utilizam diariamente aplicativos de mensagens e 97% usam as redes sociais todos os dias, segundo o estudo We Are Social 2020. É ilusório acreditar que uma parte significativa desses acessos e uso das redes sociais não acontece durante o horário de trabalho.
Para abordar essa situação, é importante implementar políticas de uso da internet, monitorar o comportamento online dos colaboradores e oferecer treinamentos sobre a importância da produtividade no ambiente de trabalho.
Despesas com segurança e manutenção de equipamentos
Um dos principais indícios de mau uso da internet é a ocorrência constante de vírus e a lentidão nos computadores. O acesso a sites desconhecidos ou nocivos e os cliques em mensagens maliciosas enviadas por e-mail costumam instalar vírus e spywares nos computadores. Isso geralmente leva ao mau funcionamento dos sistemas e pode comprometer o desempenho dos equipamentos. Nesse caso, a solução é levar esses equipamentos para manutenção, o que gera despesas adicionais e tempo de trabalho desperdiçado.
Esses problemas podem ser ainda mais graves quando envolvem segurança e acesso a informações sigilosas da empresa. Os vírus instalados nos computadores podem fornecer acesso aos dados da empresa para terceiros, que utilizam o poder dessas informações para causar danos aos usuários ou até mesmo à própria empresa.
O que fazer?
Seria possível listar inúmeros outros indícios de mau uso da Internet. Mas o ponto central que os gestores devem perceber, é que a internet está presente na maioria dos processos das empresas e manter esse recursos sem nenhum tipo do controle vai sempre afetar negativamente a produtividade, a qualidade nos processos e o financeiro da empresa.
Para enfrentar situações como as descritas acima, a melhor solução é implementar uma política de uso da internet. Essa política pode ser através de documentos formais e treinamento para os colaboradores, ou de forma mais completa e eficiente com a utilização de serviços de monitoramento, controle de acesso e bloqueio de sites como o Internet Segura.
É comum que os gestores percebam o investimento na implementação do controle de internet como uma despesa adicional. No entanto, ao fazer um cálculo simples, é evidente que as despesas geradas pelos problemas mencionados anteriormente somam valores consideravelmente altos, muito maiores do que o investimento necessário para solucionar esses problemas.
O principal objetivo deste texto é destacar a importância do uso correto da internet, beneficiando todos na empresa: colaboradores, gestores e sócios.
Espero que o texto tenha sido útil de alguma forma e ajude sua empresa a aumentar a produtividade e a segurança na internet.
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